Durante muitos anos, empresas precisavam lidar com processos internos de forma manual, utilizando planilhas, documentos físicos, diferentes sistemas e até ferramentas separadas para cada demanda. Além de tornar as atividades mais lentas, esse modelo também aumentava os custos, dificultava o acompanhamento das informações e gerava retrabalho entre os setores. Com o avanço da transformação digital, plataformas capazes de integrar processos em um único ambiente passaram a ganhar espaço dentro das organizações.
Uma dessas ferramentas é a plataforma da SoftExpert, utilizada pelo Grupo Tiradentes desde 2017. O sistema reúne, em um único ambiente, módulos voltados para gestão de documentos, riscos, auditorias, projetos, indicadores, planos de ação, workflows, formulários, não conformidades e automação de processos. Na prática, isso permite que diferentes setores centralizem informações e automatizem atividades que antes dependiam de processos manuais ou de ferramentas separadas.
Os resultados dessa utilização foram apresentados durante o evento Digital Transformation Experience, realizado nesta quinta-feira, 14, no Tiradentes Innovation Center (TIC). O encontro reuniu empresas convidadas para compartilhar suas experiências e apresentar cases relacionados à melhoria de processos e automação. O case da Unit foi apresentado por Suzan Kelly Oliveira, gerente de Proteção de Dados e Processos do Grupo Tiradentes, que destacou o pioneirismo da instituição no uso da plataforma em Sergipe.
“Atualmente a plataforma reúne 18 componentes utilizados em diferentes frentes da instituição. Entre os resultados já alcançados estão mais de 18 mil acessos a documentos gerenciados pelo sistema, 124 auditorias realizadas por meio da plataforma e 617 fluxogramas operacionais automatizados em funcionamento. Como utilizamos a plataforma desde 2017, conseguimos amadurecer os processos internos, ampliar o uso da ferramenta em diferentes setores e atender às necessidades da instituição de forma mais integrada e eficiente”, afirmou.
Gestão integrada
Segundo a gerente, um dos exemplos mais consolidados dentro do ecossistema está no Instituto de Tecnologia e Pesquisa (ITP), onde projetos financiados por empresas como a Petrobras são acompanhados integralmente pela plataforma, incluindo os processos de prestação de contas. “Quando um setor identifica uma demanda, nossa equipe faz desde o mapeamento do processo até a implantação da ferramenta e o acompanhamento da utilização, garantindo que aquele fluxo realmente funcione na prática e gere resultados para a área”, explicou.
Entre os resultados apresentados no evento, o principal destaque foi o projeto de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Segundo Suzan, inicialmente o Grupo Tiradentes buscava contratar uma ferramenta específica para atender às demandas da legislação de proteção de dados. No entanto, durante o processo de análise, a equipe identificou que os recursos necessários já existiam dentro da própria plataforma da SoftExpert. “Quando percebi que tudo o que essas empresas apresentavam para a gente já existia dentro da SoftExpert, nós já tínhamos orçamento aprovado e proposta encaminhada. Foi então que eu decidi: não, vamos usar a SoftExpert em vez de gastar dinheiro com outra ferramenta”, relatou.
Economia milionária e cultura digital
De acordo com ela, a decisão gerou uma economia aproximada de R$ 4 milhões para a instituição em um período de cinco anos. O valor corresponde ao custo que seria gasto com a contratação de uma plataforma externa, estimada em cerca de 190 mil dólares anuais. Além da redução de custos, a gerente destacou que a integração dos processos também trouxe mais eficiência operacional e melhor controle das informações.
Apesar dos resultados tecnológicos apresentados, Suzan ressaltou que o sucesso dos projetos não depende apenas da ferramenta, mas principalmente das pessoas envolvidas na execução dos processos. “A ferramenta é uma ferramenta. Sem pessoas, a gente não consegue fazer nada. Sem os analistas, sem as competências, a gente não consegue desenvolver. Sem a boa vontade de melhorar os processos e trazer resultados para a empresa, nada acontece”, pontuou.
A gerente também aproveitou o evento para provocar uma reflexão sobre o uso excessivo de diferentes sistemas dentro das empresas. Segundo ela, durante o trabalho de adequação à LGPD, foi identificado um número elevado de ferramentas contratadas desnecessariamente, já que muitas funcionalidades já estavam disponíveis na própria plataforma utilizada pela instituição. “Às vezes a gente tem ouro dentro de casa e não percebe”, concluiu.
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