Foi dada a largada para mais um Play nos Processos, jogo corporativo criado para promover e incentivar a atualização de processos e normativos em todos os setores das unidades e instituições que compõem o Grupo Tiradentes, incluindo a Universidade Tiradentes (Unit). Em sua segunda edição, o Play acontece entre maio e novembro deste ano, com várias de ações colaborativas propostas pela Gerência da Proteção de Dados e Processos (GPDP). A primeira destas ações é uma série de workshops de qualificação e engajamento, nos quais os setores participantes são oficialmente apresentados ao projeto.
O primeiro destes workshops foi realizado nesta sexta-feira, 6, no Bloco G do Campus Farolândia, com a participação de colaboradores dos departamentos Financeiro (DFI), de Recursos Humanos (DRH) e de Infraestrutura e Manutenção (DIM). Eles assistiram a uma palestra do diretor de Relações Institucionais da Unit, professor Valter Joviniano Santana, que abordou o tema “Muito Além dos Fluxogramas: A Gestão por Processos como Cultura e Compromisso”. A partir das experiências que teve como reitor, gestor e servidor de carreira da Universidade Federal de Sergipe (UFS), ele procurou chamar a atenção para a importância da padronização de procedimentos, fluxos e rotinas internas para garantir mais eficiência e qualidade na prestação dos serviços.
“A dinâmica de gestão do processo é não é nova, mas às vezes não é tão entendida pelas pessoas. Quando a gente olha os fluxogramas de processo, pensa que é apenas um desenho, mas aquilo é a essência de uma forma de trabalho que garante uma eficiência operacional. A mensagem que quero passar é justamente a importância de se olhar para o processo e garantir, através de uma monitorização, aquilo que foi pensado por todos para melhorar a rotina de trabalho, para que ele seja executado e que os resultados previstos sejam alcançados”, explica Valter, destacando ainda que a revisão constante de processos, fluxos e normativos contribui para a criação de uma cultura organizacional, baseada no comprometimento e no engajamento dos colaboradores em torno de um objetivo comum.
“O Grupo Tiradentes, como um grupo que busca se manter na excelência, não só acadêmica mas em todas as ações em que ele está disposto a fazer, tem que passar por revisões constantes do seu modo de agir. Neste momento, é extremamente importante revisar a forma com que os nossos colaboradores executam suas ações, para garantir que ao final aconteça aquilo que estrategicamente foi definido como uma ação importante. Estamos aqui para fomentar o engajamento de todos para revisar o seu modo de agir e assim garantir que o Grupo e a Universidade continuem executando suas tarefas de uma forma mais eficiente, garantindo a excelência que é marca do grupo”, exorta o diretor.
Pontapé inicial
No mesmo workshop, após a palestra, a gerente do GPDP, Suzan Kelly Oliveira dos Santos, apresentou o Modelo de Governança de Gestão por Processos e o Mapa de Processos do Grupo Tiradentes, além de detalhar como acontecerá esta edição do Play nos Processos. Ela definiu esta etapa de qualificação como um pontapé inicial e importante para o andamento da própria competição. “Eu digo que esse workshop é essencial porque é dele que a gente faz todo o planejamento que vai ser realizado durante o ano, bem como todas as etapas que as áreas vão definir e quais são os processos e os normativos que devem ser revisados ou elaborados”, diz ela, ao explicar que a adoção dos workshops faz parte de uma nova dinâmica adotada nesta edição do Play, que procurou deixar o jogo mais ágil e mais flexível.
Ainda de acordo com ela, o Grupo Tiradentes e suas unidades têm cerca de 500 documentos normativos e organizacionais relativos a processos, fluxos, regras e padronizações de produtos e serviços, conforme o que foi mapeado na edição anterior do Play nos Processos. E muitas destas revisões se fazem necessárias em razão da adoção de novas ferramentas e sistemas operacionais.
“Com a mudança nos sistemas, a busca sempre é por melhor eficiência operacional. Com o game, os benefícios para a instituição são vários, incluindo um processo de comunicação mais eficiente. Quando a gente padroniza, a gente trabalha melhor o atendimento ao cliente, a nossa prestação de serviço fica mais uniforme, porque eu tenho todo mundo ali no mesmo comando, realizando as mesmas atividades, o que gera satisfação no cliente. A gente traz também economicidade, porque uma vez que se padroniza como tem que ser feito, evita-se a duplicidade de tarefas e a geração de custos”, demonstra a gerente.
Outros dois workshops de preparação para o Play nos Processos estão previstos para acontecer ainda neste mês de junho, das 9h às 12h. O do dia 20 terá a participação de colaboradores da Diretoria de Relações Institucionais, do Complexo Especialidades de Saúde Professora Amélia Uchôa, do Instituto de Tecnologia e Pesquisa (ITP), do Tiradentes Innovation Center e da plataforma Ficou Fácil. Já no dia 27, será a vez da Ouvidoria, da Fidelização, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), da Diretoria Jurídica e das gerências Comercial, de Marketing e de Relacionamento.
Entendimento mútuo
Para os colaboradores que participaram do workshop inicial do Play nos Processos, a iniciativa é fundamental para criar um melhor entendimento sobre como a instituição se organiza, como funciona cada setor e de que forma o bom desempenho de um favorece o desempenho dos outros setores, garantindo a eficiência e a qualidade dos serviços.
“É uma forma de mostrar para a instituição o nosso trabalho, a forma como a gente o desenvolve, porque ele vai ficar mais transparente diante dos outros colaboradores. Muitas vezes isso não fica claro. Por exemplo, as pessoas olham o DRH como um setor que só faz recrutamento, seleção e folha. E, às vezes, a gente tem outros processos que não são conhecidos, como avaliações, acompanhamento e desenvolvimento da pessoa. Às vezes parece que é simples o processo, mas quando você descreve cada etapa, vai ver toda a logística que precisa para chegar até o fim. E as pessoas vão ter uma visão melhor daquilo que a gente está realizando”, diz a analista Maiara de Oliveira Aquino, do DRH.
“No nosso dia a dia, a gente sempre precisa estar com esses processos bem alinhados, devido ao leque enorme de serviços que a gente presta para todo o Grupo, Ele vai desde o recebimento dos alunos e colaboradores na portaria até a construção da edificação. Tudo está envolvido na parte do Departamento de Infraestrutura. O alinhamento dos processos garante tanto a agilidade quanto a eficiência e a qualidade na prestação do serviço”, esclarece o coordenador de infraestrutura do DIM, Rodrigo de Carvalho Dias.
“A normatização do processo, tanto construí-la como revisá-la é uma questão importante para a área financeira. A gente está na ponta, do pagamento fornecido ao recebimento [da mensalidade] do aluno, mas também é corresponsável, na ótica do Compliance, para analisar todo o processo em si. E aí eu tenho um processo de compras ou um processo de contratação que antecede nossa etapa. Quando a gente tem um trabalho em grupo, a gente consegue fazer a sinergia nos fluxos de processos. Somos como uma engrenagem. Nós estamos num grande ecossistema e não temos como trabalhar de forma isolada se o foco é a excelência para a companhia. O processo vai garantir que essa engrenagem funcione perfeitamente”, ressalta o gerente financeiro Everton Oliveira Santos, do DFI.
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