Por Raquel Passos
Órgãos públicos de Sergipe estão digitalizando sua documentação graças ao projeto Unit Digital SE, que é realizado por alunos dos cursos de Ciências da Computação e Sistemas de Informação da Universidade Tiradentes – Unit – que integram o grupo de pesquisa em Tecnologia da Informação e Comunicação. Segrase e Sefaz já estão sendo atendidas. Em breve será o Corpo de Bombeiros Militar de Sergipe – CBMSE.
Liderado pelo professor Fábio Gomes Rocha, o projeto tem o objetivo de promover redução de custo com a utilização de papéis, eliminação de riscos de extravio ou perda por desgaste de documentos e maior segurança no sigilo das informações pessoais do servidor, entre outros benefícios.
Em 2017, o projeto firmou parceria com a Empresa de Serviços Gráficos de Sergipe – Segrase – para realizar a digitalização dos mais de 100 anos de edições impressas do Diário Oficial. Para se ter ideia, nesses três anos de trabalho, 25 anos já saíram do papel. A intenção é finalizar tudo em 2024.
O segundo órgão a ser atendido pelo projeto Unit Digital SE foi a Secretaria de Estado da Fazenda – Sefaz. Iniciado em 2019, o processo de digitalização é focado nos documentos da gerência geral de desenvolvimento de pessoas e na superintendência da Sefaz. Juntos, os departamentos somam mais de 900 pastas que contém documentação de funcionários ativos. E em dois anos e meio deverá ser finalizado.
“Nestas pastas da Sefaz, há comprovantes de toda a ‘vida’ funcional do servidor. Para otimizar o processo de busca, criamos um sistema de gestão documental que, dentre suas funções, está a busca de atestados no ano, por exemplo, e a opção de incluir novos documentos. Papelada nunca mais”, comemora professor Fábio Gomes, informando que até o momento, 111 pastas já foram digitalizadas.
O trabalho pioneiro de gestão eletrônica de documentos chegou ao conhecimento CBMSE. Com isso, toda documentação dede 1998 até os dias atuais serão digitalizadas assim que os últimos trâmites burocráticos entre a Unit e a instituição forem ajustados.
“Faremos tudo em duas partes. A primeira, será toda destinada à gestão interna de documentos e a segunda etapa será para contribuir com a história dos 100 anos de corporação. Faremos um site com base nos documentos levantados por eles. Vamos ajudar em tudo que for possível”, conta professor Fábio Gomes.
Projeto Unit Digital SE
Todo o processo de digitalização envolve técnicas de tipificação, organização e limpeza dos documentos. Em seguida, é criada a ferramenta de processamento e análise do conteúdo, elaboração do sistema de armazenamento e desenvolvimento da interface de acesso do usuário.
Para o especialista, o projeto serve de referência para os demais órgãos públicos. “Além da digitalização, desenvolveremos o portal que o acervo será disponibilizado para acesso público e promoveremos melhoria em ferramentas”, explica professor Fábio Gomes.