A Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) deu início ao projeto de gestão eletrônica de documentos a partir da criação de um sistema que permita a catalogação, busca simplificada e gerenciamento do acervo documental da secretaria. O projeto, desenvolvido em parceria com a Universidade Tiradentes, é pioneiro na digitalização dos processos da Secretaria da Fazenda e poderá ser levado a outras secretarias e órgãos da administração pública.
O trabalho é realizado por estagiários dos cursos de Ciências da Computação e Sistemas de Informação da Unit que integram o grupo de pesquisa em Tecnologia da Informação e Comunicação, liderado pelo professor Fábio Gomes Rocha.
A fase inicial, que é a de digitalização, envolve os processos de tipificação, organização e limpeza dos documentos. Na sequência, será a criada a ferramenta de processamento e análise do conteúdo, elaboração do sistema de armazenamento e desenvolvimento da interface de acesso do usuário.
Na prática, o objetivo é a redução do custo com a utilização de papéis, eliminação de riscos de extravio ou perda por desgaste de documentos e maior segurança no sigilo das informações pessoais do servidor, entre outros benefícios. A primeira ação do projeto está sendo o trabalho de digitalização de toda a documentação existente na Gerência Geral de Desenvolvimento de Pessoas da Sefaz.
“Escolhemos o setor de recursos humanos por ser um setor que tem um arquivo muito grande de papéis e a dificuldade de acesso a esses documentos. Há uma preocupação com a conservação, pois eles são essenciais para a vida funcional do servidor da Sefaz”, declara o superintendente de Administração e Finanças da Sefaz, Tarcísio Valois Galvão .
“Somente na criação de um banco de dados digital dos servidores da Sefaz estamos falando de aproximadamente 920 pastas de documentos, com um volume incalculável de folhas de papel. Os ganhos administrativos e ambientais com a redução do uso do papel serão enormes”, acrescenta o superintendente.
Além do projeto com a Sefaz, o grupo já realiza o projeto ‘Hemeroteca Digital’ que consiste na digitalização de todo o acervo impresso produzido pelo Diário Oficial nos últimos 100 anos.
Com informações da Sefaz
(Fotos: Submark/Sefaz)